Stany magazynowe
Ten dokument wyjaśnia, skąd biorą się liczby, które widzisz w module Zapasy, kiedy towar znika ze stanu i dlaczego czasem produkt jest niedostępny w sklepie, mimo że fizycznie leży w magazynie.
Trzy liczby, które musisz rozumieć
Dla każdego wariantu produktu prowadzimy trzy wartości. Widzisz je na liście magazynowej.
| Liczba | Co oznacza |
|---|---|
| Na stanie | Ile sztuk fizycznie leży w magazynie. Zmienia się wyłącznie wtedy, gdy towar realnie wchodzi lub wychodzi -- przy dostawie, wysyłce, zwrocie lub Twojej korekcie |
| Zarezerwowane | Ile sztuk jest już obiecanych klientom, ale jeszcze nie wysłanych. Towar nadal leży w magazynie, ale nie wolno go sprzedać komuś innemu |
| Dostępne | Ile sztuk możesz jeszcze sprzedać. To wynik odejmowania: na stanie minus zarezerwowane minus bufor bezpieczeństwa |
Czwartą liczbę -- bufor -- lista pokazuje na życzenie. Włączasz ją ikoną kolumn nad tabelą, gdy pracujesz z odłożonym towarem; opisujemy ją niżej, w sekcji Bufor bezpieczeństwa. Kolumnę można też posortować, żeby zebrać w jednym miejscu warianty z największą odłożoną ilością.
W sklepie klient widzi wyłącznie dostępne. To ta liczba decyduje, czy produkt da się kupić.
Te cztery liczby zawsze spina jedno równanie -- dostępne = na stanie − zarezerwowane − bufor:
W panelu wartości mogą być ujemne -- to dla Ciebie sygnał, że coś wymaga uwagi. Klient w sklepie nigdy nie zobaczy liczby ujemnej: dla niego produkt jest po prostu niedostępny.
Jeśli masz 10 sztuk na stanie i 3 zarezerwowane dla zamówień czekających na wysyłkę, klient w sklepie zobaczy 7 dostępnych sztuk. Wszystkie 10 nadal leży w magazynie.
Śledzenie stanu
Każdy produkt może mieć śledzenie stanu włączone lub wyłączone. Kontrolkę Śledzenie stanów znajdziesz na stronie produktu, w karcie Stan magazynowy; produkt z kilkoma wariantami ustawia ją per wariant, na podstronie Warianty.
Śledzenie włączone -- system pilnuje liczb. Gdy dostępna ilość spadnie do zera, produkt przestaje być możliwy do kupienia -- chyba że włączysz sprzedaż po wyczerpaniu zapasów. Każda wysyłka zmniejsza stan, każdy zwrot go zwiększa.
Śledzenie wyłączone -- system nie prowadzi dla tego produktu żadnych liczników. Produkt jest zawsze dostępny, można go kupić w dowolnej ilości, a wysyłka niczego nie odejmuje. Używaj tego dla produktów cyfrowych, usług i wszystkiego, co nie ma fizycznego zapasu.
Dziedziczenie ustawienia
Ustawienie działa na trzech poziomach i schodzi w dół:
- Wariant -- jeśli ma własne ustawienie, ono wygrywa
- Produkt -- jeśli wariant nie ma własnego, obowiązuje ustawienie produktu
- Sklep -- jeśli ani wariant, ani produkt nie mają własnego, obowiązuje ustawienie globalne z Ustawienia -- Magazyn
Dzięki temu możesz ustawić regułę raz dla całego sklepu i nadpisać ją tylko tam, gdzie potrzeba.
Rezerwacje -- najważniejsza część
Rezerwacja to obietnica: te sztuki są przypisane do konkretnego zamówienia i nikt inny ich nie kupi.
Kiedy powstaje
W momencie złożenia zamówienia. Od tej chwili towar znika z puli dostępnej dla innych klientów, ale nadal leży w magazynie -- liczba „na stanie" się nie zmienia.
Jak długo trwa
Rezerwacja zamówienia trwa dopóki zamówienie żyje. Nie ma własnego licznika czasu. Znika tylko w trzech sytuacjach:
| Zdarzenie | Co się dzieje z rezerwacją |
|---|---|
| Wysyłka | Rezerwacja zostaje zrealizowana -- towar wychodzi z magazynu, liczba „na stanie" maleje |
| Anulowanie zamówienia | Rezerwacja znika, towar wraca do puli dostępnej |
| Automatyczne wygaszenie nieopłaconego zamówienia | Zamówienie zostaje anulowane, rezerwacja znika, towar wraca do puli |
To ostatnie zdarzenie zależy od ustawienia, które opisujemy niżej. Jeśli wolisz zobaczyć to na przykładzie, przejdź od razu do tabeli krok po kroku.
Osobnym przypadkiem jest anulowanie już nadanej przesyłki. Rezerwacja została wtedy dawno zrealizowana, więc nie ma czego zwalniać -- zamiast tego towar wraca na stan, a w historii ruchów pojawia się wpis odwracający wysyłkę.
Rezerwacja nie wygasa sama z siebie po jakimś czasie. Jeśli klient zapłacił, a Ty wyślesz paczkę za tydzień, towar przez cały ten tydzień pozostaje zarezerwowany dla tego zamówienia.
Towar w koszyku nie jest zarezerwowany
Dodanie produktu do koszyka niczego nie blokuje. System sprawdza wtedy tylko, czy towar jest w danej chwili dostępny, ale nie odkłada go dla tego klienta.
Oznacza to, że dwóch klientów może mieć w koszyku tę samą ostatnią sztukę i obaj widzą ją jako dostępną. Rezerwacja powstaje dopiero w chwili złożenia zamówienia -- kto pierwszy je złoży, ten dostaje towar. Drugi klient zobaczy informację o braku dostępności przy próbie zakupu.
Taki model chroni Twoją sprzedaż. Gdyby koszyk rezerwował towar, setki porzuconych koszyków blokowałyby zapas, którego nikt nigdy nie kupi.
Automatyczne wygaszanie nieopłaconych zamówień
Znajdziesz je w Ustawienia -- Zamówienia. Steruje tym, co dzieje się z zamówieniem, za które klient nigdy nie zapłacił.
Gdy włączone -- zamówienie nieopłacone po upływie ustawionego czasu (domyślnie 48 godzin) zostaje automatycznie anulowane, a jego towar wraca do sprzedaży.
Gdy wyłączone -- zamówienia nieopłacone nie są anulowane, a ich towar pozostaje zarezerwowany bezterminowo, dopóki sam ich nie anulujesz.
Wyłączenie tej opcji oznacza, że stare, nigdy nieopłacone zamówienia będą trzymać towar w rezerwacji bez końca. Jeśli widzisz, że dostępna ilość jest niższa, niż się spodziewasz, sprawdź listę zamówień oczekujących na płatność -- to one mogą blokować zapas.
Ustawienie dotyczy wyłącznie zamówień oczekujących na płatność. Zamówienie opłacone nigdy nie zostanie automatycznie anulowane ani nie straci rezerwacji.
Co dostaje klient. Automatyczne wygaszenie ma własną wiadomość - „Zamówienie wygasło" - która wprost podaje powód (nie wpłynęła płatność online w wyznaczonym czasie), informuje o zwolnieniu towaru i prowadzi z powrotem do sklepu. To inna treść niż przy anulowaniu ręcznym, bo klient nie może wznowić wygaszonego zamówienia samodzielnie - może je tylko złożyć ponownie. Treść zmienisz w Ustawienia → E-maile, szablon „Zamówienie wygasło (brak płatności)".
Wygaszenia nie tworzą powiadomień w panelu - jeden przebieg może dotyczyć setek porzuconych koszyków. Ręczne i bramkowe anulowania nadal Cię powiadamiają.
Co się dzieje krok po kroku przy zamówieniu
Przykład: masz 5 sztuk, klient kupuje 2.
| Moment | Na stanie | Zarezerwowane | Dostępne |
|---|---|---|---|
| Przed zamówieniem | 5 | 0 | 5 |
| Klient składa zamówienie | 5 | 2 | 3 |
| Klient płaci | 5 | 2 | 3 |
| Nadajesz przesyłkę | 3 | 0 | 3 |
| Klient zwraca towar | 5 | 0 | 5 |
Ten sam cykl na jednym obrazku -- każda strzałka to zdarzenie, a w ramkach widzisz, które liczby się wtedy zmieniają:
Zwróć uwagę: płatność niczego nie zmienia w magazynie. Towar był zarezerwowany od chwili złożenia zamówienia i pozostaje w magazynie aż do nadania przesyłki. Dopiero wysyłka zdejmuje go ze stanu.
Ostatni wiersz zakłada, że przyjmujesz zwrócony towar z powrotem na magazyn -- tak jest domyślnie. Przy obsłudze zwrotu możesz to wyłączyć dla wybranych pozycji, na przykład gdy towar wrócił uszkodzony. Wtedy stan pozostaje bez zmian.
Bufor bezpieczeństwa
Bufor to liczba sztuk, których system nigdy nie sprzeda -- odkłada je na bok.
Domyślną wartość dla całego sklepu ustawiasz w Ustawienia → Magazyn -- obowiązuje każdy wariant, któremu nie nadasz własnego bufora, i przepisuje cały katalog przy każdym zapisie tych ustawień (także warianty dodane wcześniej). Własny bufor konkretnego wariantu ustawiasz w edycji wariantu -- przy kilku magazynach osobno dla każdej lokalizacji; puste pole oznacza „dziedzicz z ustawień sklepu" i pokazuje dziedziczoną wartość jako podpowiedź. Domyślny bufor liczy się raz na wariant (w magazynie głównym), nie mnoży się przez liczbę magazynów.
Przykład: masz 10 sztuk i bufor 2. Klienci mogą kupić 8. Dwie ostatnie zostają w magazynie jako zabezpieczenie -- na wymianę reklamacyjną, na pomyłkę inwentaryzacyjną, na ekspozycję.
Bufor jest twardą rezerwą -- to nie jest ostrzeżenie ani próg alertu. Jeśli ustawisz bufor równy stanowi lub większy, produkt przestanie być dostępny w sklepie.
Próg niskiego stanu
Nie mylić z buforem. Próg to wyłącznie sygnał ostrzegawczy -- nie odkłada towaru i nie wpływa na sprzedaż. Gdy dostępna ilość spadnie do progu lub poniżej, produkt trafia na listę niskich stanów w panelu i do alertu na pulpicie.
Domyślny próg dla całego sklepu ustawiasz w Ustawienia -- Magazyn. Produkty krytyczne mogą mieć własny, ustawiany przy wariancie.
Wyczyszczenie progu wyłącza samo ostrzeżenie z wyprzedzeniem -- przestajemy przypominać, że schodzisz nisko. Towar, którego już nie ma, zobaczysz na liście niezależnie od progu: pusta półka to fakt, a nie ustawienie.
Powiadomienia trafiają wyłącznie do panelu -- nie wysyłamy e-maili o niskim stanie. Zaglądaj na pulpit albo na listę magazynową.
Sprzedaż po wyczerpaniu zapasów
Osobne ustawienie pozwala sprzedawać towar, którego nie masz na stanie. Globalnie ustawiasz je w Ustawienia -- Magazyn przełącznikiem Kontynuuj sprzedaż po wyczerpaniu zapasów, a dla pojedynczego produktu -- w jego edycji, polem o tej samej nazwie (Dziedzicz ze sklepu, Włączone albo Wyłączone).
Wyłączone -- gdy dostępna ilość spadnie do zera, produktu nie da się kupić.
Włączone -- klient może kupić produkt mimo braku zapasu. Dostępna ilość schodzi wtedy poniżej zera, co pokazuje, ile sztuk jesteś winien klientom.
Ustawienie dziedziczy się tak samo jak śledzenie stanu: wariant, potem produkt, potem sklep.
Sprzedaż po wyczerpaniu zapasów to nie to samo co przedsprzedaż. Tutaj chodzi o towar, który normalnie sprzedajesz i którego chwilowo brakuje -- klient zamawia i czeka na uzupełnienie zapasu. Przedsprzedaży, czyli sprzedaży przed premierą produktu z zapowiedzianą datą dostępności, platforma obecnie nie obsługuje.
Ujemny stan magazynowy
Czasem zobaczysz liczbę ujemną. To nie jest błąd systemu, tylko sygnał, że coś wymaga Twojej uwagi.
Ujemna dostępna ilość oznacza, że sprzedałeś więcej, niż masz -- albo przez sprzedaż po wyczerpaniu zapasów, albo dlatego, że bufor bezpieczeństwa jest większy niż zapas. To sytuacja normalna i kontrolowana.
Ujemna liczba „na stanie" oznacza, że wysłałeś towar, którego według systemu nie było. Najczęstsza przyczyna: ktoś ręcznie skorygował stan w dół, a potem paczka i tak została nadana. System zapisuje wysyłkę zgodnie z prawdą -- towar wyszedł -- i pokazuje ujemną liczbę zamiast blokować operację.
Ujemna liczba „na stanie" zawsze wymaga sprawdzenia. Oznacza rozbieżność między tym, co system wie, a tym, co faktycznie stało się w magazynie. Wyrównaj ją korektą, gdy ustalisz stan faktyczny.
Nigdy nie blokujemy nadania przesyłki z powodu braku stanu. Skoro paczka wyszła, zapis o tym musi powstać -- inaczej historia magazynu przestałaby się zgadzać z rzeczywistością.
Korekty ręczne
W module Zapasy możesz w każdej chwili poprawić stan wariantu. Korekta zmienia wyłącznie liczbę na stanie -- nie rusza rezerwacji.
Poprawiając jedną pozycję, wpisujesz stan faktyczny: liczbę sztuk, które leżą na półce. Przy kilku zaznaczonych pozycjach naraz wybierasz tryb -- Dodaj, Ustaw albo Usuń. Przebieg krok po kroku: Korekty stanów.
Usuń zdejmuje sztuki jako ubytek, więc nie pozwoli zejść poniżej tego, co trzymają zamówienia klientów -- te sztuki są już komuś obiecane. Gdy w danym magazynie brakuje pokrycia, zapis zostaje zablokowany, a okno pokazuje, ile sztuk da się odjąć.
Ustaw takiej blokady nie ma, bo opisuje stan faktyczny, a nie ubytek -- i dlatego to nim spisujesz wynik inwentaryzacji. Ustawienie stanu niższego niż rezerwacje obniży dostępną ilość poniżej zera. To zamierzone: rezerwacje reprezentują zobowiązania wobec klientów, a te nie znikają dlatego, że poprawiłeś liczbę w magazynie.
Każda korekta trafia do historii ruchów wraz z powodem, który wybierasz z listy (inwentaryzacja, przyjęcie, uszkodzenie, kradzież lub utrata i inne). Warto go dobierać uważnie -- za miesiąc nikt nie będzie pamiętał, skąd wzięła się różnica.
Kolumny „Dodano" i „Edytowano"
Lista magazynowa pokazuje wiersz dla każdego wariantu, więc obie daty dotyczą wariantu, nie całego produktu: gdy poprawisz cenę w jednym z pięćdziesięciu rozmiarów, data edycji zmieni się wyłącznie w tym jednym wierszu.
Edytowano odpowiada na pytanie „kiedy ktoś ostatnio pracował nad tą pozycją": zmiana pól wariantu (symbol, cena, nazwa, waga), jego opcji i atrybutów, a także ręczna korekta stanu. Sprzedaż i towar dodany przez klienta do koszyka nie ruszają tej daty -- inaczej kolumna pokazywałaby ruch klientów zamiast Twojej pracy. Kolumnę włączysz w ustawieniach kolumn tabeli; domyślnie jest ukryta, żeby nie zabierać miejsca liczbom.
Obie kolumny są sortowalne, więc łatwo odpowiesz na pytania „co ostatnio doszło do magazynu" i „czego dawno nikt nie ruszał".
Historia ruchów magazynowych
Każda zmiana stanu zostawia trwały ślad: przyjęcie, wysyłka, zwrot, korekta, przesunięcie między magazynami. Historii nie da się edytować ani usunąć -- pomyłkę poprawia się nowym wpisem, nie kasowaniem starego.
To pełna księga tego, co działo się z Twoim towarem. Suma wszystkich wpisów zawsze równa się aktualnemu stanowi -- historia i liczby na liście magazynowej to dwa widoki tej samej prawdy. Zgodność jest codziennie automatycznie kontrolowana.
Jeśli liczby wyglądają na niezgodne z rzeczywistością, historia ruchów jest miejscem, w którym ustalisz, co się stało: każdy wpis niesie datę, rodzaj operacji i notatkę.
Wiele magazynów
Jeśli prowadzisz sprzedaż z kilku lokalizacji, każda ma własne trzy liczby, a stan produktu jest ich sumą. Szczegóły -- alokacja zamówień, przesunięcia, realizacja z wielu miejsc -- opisujemy w dokumencie Lokalizacje magazynowe.
Najczęstsze pytania
Dlaczego produkt zniknął ze sklepu, choć mam go w magazynie? Sprawdź dostępną ilość, nie tę „na stanie". Towar mógł zostać zarezerwowany przez zamówienia czekające na wysyłkę albo odłożony przez bufor bezpieczeństwa.
Dlaczego stan nie zmniejszył się po opłaceniu zamówienia? Bo płatność nie jest momentem wydania towaru. Stan maleje przy nadaniu przesyłki. Do tego czasu towar jest zarezerwowany, ale wciąż leży w magazynie.
Anulowałem zamówienie -- kiedy towar wróci do sprzedaży? Natychmiast. Anulowanie zwalnia rezerwację od razu.
Wyłączyłem śledzenie dla produktu i stan przestał się zmieniać. Tak ma być. Produkt bez śledzenia nie ma prowadzonych liczników -- ani wysyłka, ani zwrot niczego nie zmieniają.
Czy towar w koszyku klienta jest już dla niego zarezerwowany? Nie. Koszyk niczego nie blokuje -- rezerwacja powstaje dopiero przy złożeniu zamówienia. Dzięki temu porzucone koszyki nie zamrażają Twojego zapasu.